ORGANIZACION DE ARCHIVOS RELACIONADOS
Objetivo: Conocer los componentes de almacenamiento de datos para su mejor organización en los sistemas.
DESARROLLO:
Investigar el tema y realizar un resumen.
Es común que en las pequeñas y medianas empresas se cuente con microcomputadoras, y por ello tengan que distribuir su información en un conjunto de Bases de Datos; asignándole a cada una de ellas, información sobre cada área específica de la empresa. Un ejemplo sería el de contar con una base de datos para el almacenamiento de la información correspondiente al área financiera, otra para el área de personal, una más para el área de ventas o el área de producción.
Mientras tanto las Grandes organizaciones poseen computadoras de gran porte, y es así que pueden almacenar toda la información necesaria, integrada, consistente y consolidada, en una única base de datos.
Independientemente de la Base de Datos que será implementada, ésta necesita de un Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD o DBMS). Los sistemas de Gestión de Base de datos, son programas de software para la administración de las Bases de Datos; y en particular, para: almacenar, manipular y recuperar datos en una computadora. El SGBD también se encargará de la comunicación entre el usuario y la base de datos, proporcionándole al usuario, los medios necesarios para poder obtener información, introducir nuevos datos y actualizar los ya existentes.
Una Base de Datos está compuesta por un conjunto de tablas o archivos. Para una mayor comprensión podemos ejemplificar la siguiente Base de Datos de compras.
Esta Base de Datos contiene información de tres Entidades:
Datos sobre productos (Entidad producto), almacenados en el archivo de PRODUCTOS;
Datos sobre proveedores (Entidad proveedores), almacenados en el archivo PROVEEDORES y;
Datos sobre el origen de los productos (Entidad origen del producto), o sea, los productos son provistos por cada proveedor y viceversa, almacenados en el archivo de ORIGEN DEL PRODUCTO.
La información almacenada en cada uno de estos archivos se conoce con el nombre de Entidad. Por lo tanto una entidad es cualquier persona, cosa o evento, real o imaginario, de interés para la organización y acerca del cual se capturan, almacenan o procesan datos.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS PLANOS
Las técnicas archivísticas se enfocan hacia la organización de planos cumpliendo los siguientes procesos:
Limpieza
Teniendo en cuenta el estado de conservación de los planos, y para la consulta de estos, se procederá a efectuar un proceso de limpieza y reparación física de los planos, controlando las manifestaciones de deterioro del documento.
Restauración
Se realizara a los planos que presenten rasgaduras a los cuales se les procederá a devolver a su estado inicial uniéndolos con un papel de alto gramaje y pureza que evita el proceso de deterioro con el paso de los tiempos.
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